Een gewone kassa is gemaakt om een product tegen een prijs te verkopen en het daarna te vergeten. Een zonnecentrum verkoopt vooral toekomstige sessies: een pakket van tien, tegoed dat vooraf opgewaardeerd wordt, een cadeaubon die voor iemand anders gekocht wordt. Elk daarvan moet maanden na de verkoop gevolgd worden, per klant, van bezoek tot bezoek en soms van salon tot salon, en net daarvoor is een gewone kassa niet gemaakt.
Deze gids overloopt wat een zonnecentrum echt verkoopt, wat er misloopt wanneer de kassa alleen geld ziet, hoe de btw op kaarten werkt, en wat u moet controleren voordat u een kassa kiest.
Wat verkoopt een zonnecentrum echt aan de balie?
Op een gewone dag verwerkt de balie verschillende soorten verkopen die op een kassabon op elkaar lijken, maar zich daarna heel anders gedragen:
- Eén sessie, betaald en gebruikt op dezelfde dag.
- Een sessiepakket, bijvoorbeeld tien sessies van twintig minuten, één keer betaald en over vele bezoeken gebruikt.
- Een opwaardering van prepaid tegoed, later besteed en soms gedeeld door een gezin.
- Een cadeaubon, gekocht door de ene persoon en gebruikt door een andere, vaak weken later.
- Producten zoals crèmes en lotions, apart verkocht.
Alleen het eerste en het laatste passen in het model van een gewone kassa. De andere drie zijn saldi, en een saldo moet bij elk bezoek gekend, gecontroleerd en correct verminderd worden.
Waarom kan een gewone kassa sessiepakketten niet bijhouden?
Een pakket van tien sessies aanrekenen is eenvoudig. Wat erna komt niet: weten hoeveel sessies er nog over zijn, voor welke klant, na elk bezoek. Een gewone kassa registreert de verkoop en heeft verder niets te zeggen. De telling belandt in een schriftje, op een papieren kaart die aan de balie wordt afgestempeld, of in iemands geheugen.
Daar beginnen de fouten: een sessie die gebruikt maar niet afgevinkt werd, een klant die zeker is dat hij er nog twee had terwijl het schriftje er één zegt. In Solaryx wordt een pakket als product verkocht en over de volgende bezoeken verbruikt, zodat de resterende sessies op de klantenfiche staan zodra hij zich aanmeldt.
Hoe moeten prepaid tegoed en een gezinsportefeuille werken?
Prepaid tegoed met een bonus bij de opwaardering is een gangbaar aanbod in Belgische zonnecentra. Het brengt vroeg geld binnen en brengt de klant terug. Het creëert ook een saldo dat zichtbaar en juist moet blijven en volgens zijn regels besteed moet worden.
In Solaryx waarderen klanten hun prepaid portefeuille op aan de kassa of online en besteden ze die wanneer ze willen, met het saldo altijd zichtbaar in hun portaal. Elke opwaardering verlengt de geldigheid van het saldo dat er al staat, en de kassa herinnert de kassier vóór de betaling aan een ongebruikte portefeuille, zodat tegoed niet vergeten wordt terwijl de klant cash betaalt. Gezinsleden kunnen hun portefeuilles koppelen om één saldo te delen, handig voor een gezin waarin meerdere mensen zonnen.
Waarom tegoed beperken tot waarvoor het verkocht werd?
Een klant die opwaardeert om te zonnen, mag niet vertrekken met een fles crème die met dat tegoed betaald is, zeker niet als de opwaardering een bonus bevatte die voor sessies bedoeld was. Een gewone kassa ziet alleen geld op een rekening. Ze weet niet waarvoor dat geld gekocht werd.
Met Solaryx beperkt u een opwaardering of een cadeaubon tot waarvoor ze verkocht werd: alleen zonnebanksessies, één familie van prestaties, of een korte lijst producten. De kassa past de beperking zelf toe, zodat niemand aan de balie de voorwaarden van elke kaart moet onthouden.
Wat mag een zonnecentrum van zijn cadeaubonnen verwachten?
Een cadeaubon wordt aan de ene persoon verkocht en door een andere gebruikt, vaak weken later. Het salon heeft een geldigheidsdatum nodig die bij de verkoop vastligt, een saldo dat bij elk gebruik gekend is en, met meerdere vestigingen, een bon die overal geldt. In Solaryx:
- Cadeaubonnen worden aan de kassa uitgegeven, verkocht en ingewisseld, met een geldigheidsduur die automatisch bij de verkoop wordt ingesteld.
- Het saldo wordt over al uw salons gevolgd, en een bon die in het ene salon verkocht is, wordt in een ander ingewisseld.
- De bon wordt afgedrukt in uw eigen kleuren overhandigd, op A4, A5 of A6, of per e-mail naar de koper gestuurd.
- Voor plastic kaarten die bij een drukker besteld worden, worden de nummers in één reeks getrokken en geëxporteerd, en geen enkel nummer wordt ooit twee keer getrokken.
Wanneer is btw verschuldigd op een cadeaubon of een opwaardering?
Dit is de vraag die een gewone kassa het slechtst aanpakt. Een kaart kan belast worden bij de verkoop, of pas wanneer ze besteed wordt. Belast de kassa de verkoop en daarna nog eens wat de kaart koopt, dan betaalt u twee keer btw. Belast ze geen van beide, dan betaalt u ze op niets.
In Solaryx bepaalt de belasting die op een cadeaubon of opwaardering staat, wanneer de btw betaald wordt. Ofwel is ze verschuldigd bij de verkoop van de kaart, op wat de klant betaald heeft (bonus niet inbegrepen), en daarna niet meer op wat de kaart koopt; ofwel is ze alleen verschuldigd op wat de kaart koopt. De keuze wordt vergrendeld zodra een kaart verkocht is, terugbetalingen gaan terug naar de kaart die betaald heeft, en de boekhoudexport toont wat ongebruikt vervallen is op onbelaste kaarten.
Een voorbeeld met ronde cijfers: een klant betaalt € 100 en krijgt € 115 tegoed. Wanneer de btw bij de verkoop van de kaart verschuldigd is, wordt ze berekend op de € 100 die de klant betaald heeft, niet op de € 115 tegoed, en er is niets meer verschuldigd wanneer het tegoed aan sessies besteed wordt. Welke behandeling voor uw kaarten geldt, is een vraag voor uw boekhouder; de software past ze daarna op elke kaart op dezelfde manier toe.
Wat controleert u voordat u een kassa voor een zonnecentrum kiest?
- Toont ze de resterende sessies en het portefeuillesaldo van een klant zodra hij zich aanmeldt?
- Kan een opwaardering of een cadeaubon beperkt worden tot waarvoor ze verkocht werd?
- Kunnen gezinsleden één saldo delen?
- Bepaalt ze de btw op kaarten één keer, zonder ze twee keer aan te rekenen?
- Als u van software verandert, kunnen de saldi van cadeaubonnen en de resterende pakketten die u al verkocht hebt dan mee?
Wat dat laatste punt betreft: wanneer een salon overstapt naar Solaryx, worden de saldi van cadeaubonnen en de resterende sessiepakketten overgenomen, zodat klanten op de dag van de overstap niets verliezen.
Bekijk hoe pakketten, portefeuilles en cadeaubonnen werken in Solaryx
Bekijk hoe de btw op kaarten bij uw boekhouder terechtkomt
Veelgestelde vragen
Kan ik een onbeperkt maandabonnement met automatische betaling verkopen?
Niet met Solaryx: het debiteert de klanten van het salon niet maandelijks. Het verkoopt sessiepakketten, prepaid portefeuilles (persoonlijk en voor het gezin), cadeaubonnen en loyaliteitspunten, allemaal vooraf betaald aan de kassa of online.
Werken cadeaubonnen en saldi in al mijn salons?
Ja. Saldi volgen de klant over al uw salons: een cadeaubon die in het ene salon verkocht is, wordt in een ander ingewisseld, en loyaliteitspunten volgen de klant, niet de kassa.
Gaan de pakketten en cadeaubonnen die in mijn oude software verkocht zijn verloren bij de overstap?
Nee. De saldi van cadeaubonnen en de resterende sessiepakketten worden overgenomen, zodat uw klanten niets verliezen op de dag van de overstap.
Kunnen loyaliteitspunten aan de kassa gebruikt worden?
Ja. Loyaliteitsprogramma's met punten per uitgegeven euro, op een fysieke of virtuele kaart, worden aan de kassa ingewisseld, en betalingen met cash, kaart, cadeaubon of punten worden per kassasessie bijgehouden voor de afsluiting van de dag.