Une caisse générique est conçue pour vendre un produit à un prix, puis l'oublier. Un salon de bronzage vend surtout des séances futures : un forfait de dix, un crédit rechargé d'avance, un chèque-cadeau acheté pour quelqu'un d'autre. Chacun doit être suivi pendant des mois après la vente, par client, de visite en visite et parfois d'un salon à l'autre, et c'est précisément ce pour quoi une caisse générique n'a pas été conçue.
Ce guide passe en revue ce qu'un salon de bronzage vend vraiment, ce qui dérape quand la caisse ne voit que de l'argent, comment fonctionne la TVA sur les cartes, et ce qu'il faut vérifier avant de choisir une caisse.
Que vend réellement un salon de bronzage au comptoir ?
Un jour normal, le comptoir traite plusieurs sortes de ventes qui se ressemblent sur un ticket mais se comportent très différemment ensuite :
- Une séance seule, payée et utilisée le jour même.
- Un forfait de séances, par exemple dix séances de vingt minutes, payé une fois et utilisé sur de nombreuses visites.
- Une recharge de crédit prépayé, dépensée plus tard et parfois partagée par une famille.
- Un chèque-cadeau, acheté par une personne et utilisé par une autre, souvent des semaines plus tard.
- Des produits comme des crèmes et des lotions, vendus séparément.
Seuls le premier et le dernier cas correspondent au modèle d'une caisse générique. Les trois autres sont des soldes, et un solde doit être connu, vérifié et déduit correctement à chaque visite.
Pourquoi une caisse générique ne sait-elle pas suivre les forfaits de séances ?
Encaisser un forfait de dix séances, c'est facile. La suite l'est moins : savoir combien de séances il reste, pour quel client, après chaque visite. Une caisse générique enregistre la vente et n'a plus rien à dire. Le décompte finit dans un cahier, sur une carte papier tamponnée au comptoir ou dans la mémoire de quelqu'un.
C'est là que les erreurs commencent : une séance utilisée mais pas cochée, un client sûr qu'il lui en restait deux quand le cahier dit une. Dans Solaryx, un forfait est vendu comme un produit et consommé au fil des visites suivantes, si bien que les séances restantes figurent sur la fiche client dès son arrivée.
Comment doivent fonctionner le crédit prépayé et le portefeuille familial ?
Le crédit prépayé avec un bonus sur la recharge est une offre courante dans les salons de bronzage belges. Il fait rentrer l'argent tôt et fait revenir le client. Il crée aussi un solde qui doit rester visible, exact et dépensé selon ses règles.
Dans Solaryx, les clients rechargent leur portefeuille prépayé à la caisse ou en ligne et le dépensent quand ils veulent, avec un solde toujours visible dans leur portail. Chaque recharge prolonge la validité du solde déjà présent, et la caisse rappelle au caissier un portefeuille inutilisé avant le paiement, pour qu'un crédit ne soit pas oublié pendant que le client paie en espèces. Les membres d'une famille peuvent lier leurs portefeuilles pour partager un seul solde, ce qui convient à un foyer où plusieurs personnes bronzent.
Pourquoi réserver un crédit à ce pour quoi il a été vendu ?
Un client qui recharge pour bronzer ne devrait pas repartir avec un flacon de crème payé avec ce crédit, surtout quand la recharge comprenait un bonus prévu pour des séances. Une caisse générique ne voit que de l'argent sur un compte. Elle ne sait pas pour quoi cet argent a été acheté.
Solaryx vous permet de réserver une recharge ou un chèque-cadeau à ce pour quoi il a été vendu : uniquement des séances de solarium, une famille de prestations, ou une courte liste de produits. La caisse applique la restriction d'elle-même, et personne au comptoir ne doit retenir les conditions de chaque carte.
Qu'attendre de ses chèques-cadeaux dans un salon de bronzage ?
Un chèque-cadeau est vendu à une personne et utilisé par une autre, souvent des semaines plus tard. Le salon a besoin d'une date de validité fixée à la vente, d'un solde connu à chaque utilisation et, s'il a plusieurs établissements, d'une carte valable dans tous. Dans Solaryx :
- Les chèques-cadeaux sont émis, vendus et utilisés à la caisse, avec une durée de validité fixée automatiquement à la vente.
- Le solde est suivi dans tous vos salons, et une carte vendue dans un salon s'utilise dans un autre.
- La carte est remise imprimée à vos couleurs, en A4, A5 ou A6, ou envoyée par e-mail à l'acheteur.
- Pour des cartes plastiques commandées chez un imprimeur, les numéros sont tirés en un seul lot et exportés, et aucun numéro n'est jamais tiré deux fois.
Quand la TVA est-elle due sur un chèque-cadeau ou une recharge ?
C'est la question qu'une caisse générique gère le plus mal. Une carte peut être taxée à sa vente, ou seulement quand elle est dépensée. Si la caisse taxe la vente puis taxe encore ce que la carte achète, vous payez la TVA deux fois. Si elle ne taxe ni l'un ni l'autre, vous ne la payez sur rien.
Dans Solaryx, la taxe fixée sur un chèque-cadeau ou une recharge décide du moment où la TVA est payée. Soit elle est due à la vente de la carte, sur ce que le client a payé (bonus exclu), et plus ensuite sur ce que la carte achète ; soit elle n'est due que sur ce que la carte achète. Le choix est verrouillé dès qu'une carte est vendue, les remboursements retournent sur la carte qui a payé, et l'export comptable liste ce qui a expiré sans être utilisé sur les cartes non taxées.
Un exemple en chiffres ronds : un client paie 100 € et reçoit 115 € de crédit. Quand la TVA est due à la vente de la carte, elle se calcule sur les 100 € payés par le client, pas sur les 115 € de crédit, et rien de plus n'est dû quand le crédit est dépensé en séances. Le traitement qui s'applique à vos cartes est une question pour votre comptable ; le logiciel l'applique ensuite de la même façon à chaque carte.
Que vérifier avant de choisir une caisse pour un salon de bronzage ?
- Affiche-t-elle les séances restantes et le solde du portefeuille d'un client dès son arrivée ?
- Une recharge ou un chèque-cadeau peut-il être réservé à ce pour quoi il a été vendu ?
- Les membres d'une famille peuvent-ils partager un seul solde ?
- Décide-t-elle une seule fois de la TVA sur les cartes, sans la compter deux fois ?
- Si vous changez de logiciel, les soldes de chèques-cadeaux et les forfaits restants déjà vendus peuvent-ils vous suivre ?
Sur ce dernier point : quand un salon passe à Solaryx, les soldes des chèques-cadeaux et les forfaits de séances restants sont repris, et les clients ne perdent rien le jour du changement.
Découvrez comment fonctionnent les forfaits, les portefeuilles et les chèques-cadeaux dans Solaryx
Découvrez comment la TVA sur les cartes arrive chez votre comptable
Questions fréquemment posées
Puis-je vendre un abonnement illimité mensuel avec paiement automatique ?
Pas avec Solaryx : il ne prélève pas les clients du salon chaque mois. Il vend des forfaits de séances, des portefeuilles prépayés (personnels et familiaux), des chèques-cadeaux et des points de fidélité, tous payés d'avance à la caisse ou en ligne.
Les chèques-cadeaux et les soldes fonctionnent-ils dans tous mes salons ?
Oui. Les soldes suivent le client dans tous vos salons : un chèque-cadeau vendu dans un salon s'utilise dans un autre, et les points de fidélité suivent le client, pas la caisse.
Les forfaits et les chèques-cadeaux vendus dans mon ancien logiciel sont-ils perdus au changement ?
Non. Les soldes des chèques-cadeaux et les forfaits de séances restants sont repris, et vos clients ne perdent rien le jour du changement.
Les points de fidélité peuvent-ils être utilisés à la caisse ?
Oui. Les programmes de fidélité, avec des points par euro dépensé sur carte physique ou virtuelle, s'utilisent à la caisse, et les paiements en espèces, par carte, par chèque-cadeau ou en points sont suivis par session de caisse pour la clôture du soir.