Eine gewöhnliche Kasse ist dafür gebaut, ein Produkt zu einem Preis zu verkaufen und es dann zu vergessen. Ein Sonnenstudio verkauft vor allem künftige Sitzungen: ein Paket mit zehn, im Voraus aufgeladenes Guthaben, eine Geschenkkarte für jemand anderen. Jedes davon muss nach dem Verkauf monatelang verfolgt werden, pro Kunde, von Besuch zu Besuch und manchmal von Studio zu Studio, und genau dafür ist eine gewöhnliche Kasse nicht gebaut.
Dieser Leitfaden zeigt, was ein Sonnenstudio tatsächlich verkauft, was schiefgeht, wenn die Kasse nur Geld sieht, wie die MwSt. auf Karten funktioniert und was Sie vor der Wahl einer Kasse prüfen sollten.
Was verkauft ein Sonnenstudio am Empfang eigentlich?
An einem normalen Tag wickelt der Empfang verschiedene Verkäufe ab, die auf dem Kassenbon ähnlich aussehen, sich danach aber ganz unterschiedlich verhalten:
- Eine einzelne Sitzung, am selben Tag bezahlt und genutzt.
- Ein Sitzungspaket, zum Beispiel zehn Sitzungen zu zwanzig Minuten, einmal bezahlt und über viele Besuche genutzt.
- Eine Aufladung von Prepaid-Guthaben, später ausgegeben und manchmal von einer Familie geteilt.
- Eine Geschenkkarte, von einer Person gekauft und von einer anderen genutzt, oft Wochen später.
- Produkte wie Cremes und Lotionen, einzeln verkauft.
Nur der erste und der letzte Fall passen zum Modell einer gewöhnlichen Kasse. Die anderen drei sind Guthaben, und ein Guthaben muss bei jedem Besuch bekannt sein, geprüft und korrekt verringert werden.
Warum kann eine gewöhnliche Kasse Sitzungspakete nicht verfolgen?
Ein Paket mit zehn Sitzungen zu kassieren ist einfach. Was danach kommt, nicht: zu wissen, wie viele Sitzungen nach jedem Besuch noch übrig sind, und für welchen Kunden. Eine gewöhnliche Kasse erfasst den Verkauf und hat danach nichts mehr zu sagen. Die Zählung landet in einem Heft, auf einer am Empfang abgestempelten Papierkarte oder im Gedächtnis von jemandem.
Da beginnen die Fehler: eine genutzte, aber nicht abgehakte Sitzung, ein Kunde, der sicher ist, noch zwei zu haben, während im Heft eine steht. In Solaryx wird ein Paket als Produkt verkauft und über die folgenden Besuche eingelöst, sodass die verbleibenden Sitzungen beim Check-in in der Kundenakte stehen.
Wie sollten Prepaid-Guthaben und ein Familienguthaben funktionieren?
Prepaid-Guthaben mit einem Bonus auf die Aufladung ist ein verbreitetes Angebot in belgischen Sonnenstudios. Es bringt früh Geld ein und den Kunden zurück. Es schafft aber auch ein Guthaben, das sichtbar und korrekt bleiben und nach seinen Regeln ausgegeben werden muss.
In Solaryx laden Kunden ihr Prepaid-Guthaben an der Kasse oder online auf und geben es aus, wann sie wollen, mit dem Stand stets sichtbar in ihrem Portal. Jede Aufladung verlängert die Gültigkeit des vorhandenen Guthabens, und die Kasse erinnert den Kassierer vor der Zahlung an ein ungenutztes Guthaben, damit es nicht vergessen wird, während der Kunde bar zahlt. Familienmitglieder können ihre Guthaben verknüpfen und einen gemeinsamen Stand teilen, passend für einen Haushalt, in dem mehrere Personen sonnen.
Warum Guthaben auf den Zweck beschränken, für den es verkauft wurde?
Ein Kunde, der zum Sonnen auflädt, sollte nicht mit einer Flasche Creme gehen, die mit diesem Guthaben bezahlt wurde, vor allem wenn die Aufladung einen Bonus für Sitzungen enthielt. Eine gewöhnliche Kasse sieht nur Geld auf einem Konto. Sie weiß nicht, wofür dieses Geld gekauft wurde.
Mit Solaryx beschränken Sie eine Aufladung oder eine Geschenkkarte auf ihren Zweck: nur Solariumsitzungen, eine Leistungsfamilie oder eine kurze Produktliste. Die Kasse wendet die Beschränkung selbst an, und niemand am Empfang muss sich die Bedingungen jeder Karte merken.
Was sollte ein Sonnenstudio von seinen Geschenkkarten erwarten?
Eine Geschenkkarte wird an eine Person verkauft und von einer anderen genutzt, oft Wochen später. Das Studio braucht ein beim Verkauf festgelegtes Ablaufdatum, einen bei jeder Nutzung bekannten Stand und, bei mehreren Standorten, eine Karte, die überall gilt. In Solaryx:
- Geschenkkarten werden an der Kasse ausgegeben, verkauft und eingelöst, mit einer beim Verkauf automatisch gesetzten Gültigkeitsdauer.
- Der Stand wird über alle Ihre Studios verfolgt, und eine in einem Studio verkaufte Karte wird in einem anderen eingelöst.
- Die Karte wird in Ihren eigenen Farben gedruckt übergeben, auf A4, A5 oder A6, oder per E-Mail an den Käufer geschickt.
- Für Plastikkarten aus der Druckerei werden die Nummern in einem Durchgang gezogen und exportiert, und keine Nummer wird je zweimal gezogen.
Wann ist auf eine Geschenkkarte oder eine Aufladung MwSt. fällig?
Das ist die Frage, die eine gewöhnliche Kasse am schlechtesten löst. Eine Karte kann beim Verkauf besteuert werden oder erst, wenn sie ausgegeben wird. Besteuert die Kasse den Verkauf und dann noch einmal, was die Karte kauft, zahlen Sie die MwSt. doppelt. Besteuert sie keins von beiden, zahlen Sie sie auf nichts.
In Solaryx entscheidet die auf einer Geschenkkarte oder Aufladung hinterlegte Steuer, wann die MwSt. bezahlt wird. Entweder ist sie beim Verkauf der Karte fällig, auf den vom Kunden bezahlten Betrag (ohne Bonus), und danach nicht mehr auf das, was die Karte kauft; oder sie ist nur auf das fällig, was die Karte kauft. Die Wahl wird gesperrt, sobald eine Karte verkauft ist, Erstattungen gehen auf die Karte zurück, die bezahlt hat, und der Buchhaltungsexport listet auf, was auf unversteuerten Karten ungenutzt verfallen ist.
Ein Beispiel mit runden Zahlen: Ein Kunde zahlt 100 € und erhält 115 € Guthaben. Ist die MwSt. beim Verkauf der Karte fällig, wird sie auf die 100 € berechnet, die der Kunde bezahlt hat, nicht auf die 115 € Guthaben, und es ist nichts mehr fällig, wenn das Guthaben für Sitzungen ausgegeben wird. Welche Behandlung für Ihre Karten gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; die Software wendet sie dann auf jede Karte gleich an.
Was sollten Sie vor der Wahl einer Kasse für ein Sonnenstudio prüfen?
- Zeigt sie die verbleibenden Sitzungen und den Guthabenstand eines Kunden direkt beim Check-in?
- Lässt sich eine Aufladung oder eine Geschenkkarte auf ihren Zweck beschränken?
- Können Familienmitglieder einen gemeinsamen Stand teilen?
- Legt sie die MwSt. auf Karten einmal fest, ohne sie doppelt zu berechnen?
- Wenn Sie die Software wechseln, können die Stände bereits verkaufter Geschenkkarten und die verbleibenden Pakete mitkommen?
Zum letzten Punkt: Wenn ein Studio zu Solaryx wechselt, werden die Stände der Geschenkkarten und die verbleibenden Sitzungspakete übernommen, sodass Kunden am Tag des Wechsels nichts verlieren.
So funktionieren Pakete, Guthaben und Geschenkkarten in Solaryx
So kommt die MwSt. auf Karten bei Ihrem Steuerberater an
Häufig gestellte Fragen
Kann ich ein monatliches Flatrate-Abo mit automatischer Zahlung verkaufen?
Nicht mit Solaryx: Es bucht keine monatlichen Beträge von den Kunden des Studios ab. Es verkauft Sitzungspakete, Prepaid-Guthaben (persönlich und für die Familie), Geschenkkarten und Treuepunkte, alles im Voraus an der Kasse oder online bezahlt.
Gelten Geschenkkarten und Guthaben in allen meinen Studios?
Ja. Guthaben folgen dem Kunden über alle Ihre Studios: Eine in einem Studio verkaufte Geschenkkarte wird in einem anderen eingelöst, und Treuepunkte folgen dem Kunden, nicht der Kasse.
Gehen die in meiner alten Software verkauften Pakete und Geschenkkarten beim Wechsel verloren?
Nein. Die Stände der Geschenkkarten und die verbleibenden Sitzungspakete werden übernommen, sodass Ihre Kunden am Tag des Wechsels nichts verlieren.
Lassen sich Treuepunkte an der Kasse einlösen?
Ja. Treueprogramme mit Punkten pro ausgegebenem Euro, auf physischer oder virtueller Karte, werden an der Kasse eingelöst, und Zahlungen in bar, per Karte, Geschenkkarte oder Treuepunkten werden pro Kassensitzung für den Tagesabschluss erfasst.