Overstappen van verschillende losse tools naar één software valt meer mee dan de meeste uitbaters vrezen. Uw klanten, hun sessiegeschiedenis, de saldi van cadeaubonnen en de lopende pakketten verhuizen mee, de installatie duurt ongeveer een halve dag en uw team krijgt een opleiding vóór de start. Wat verandert, is dat reservatie, kassa en klantenfiche niet langer iemand nodig hebben om ze gelijk te houden.
Deze gids overloopt wat een overstap naar Solaryx, onze software voor Belgische zonnecentra, echt inhoudt: wat er wordt overgenomen, wat u voorbereidt, wat het kost en hoe de eerste weken eruitzien.
Waar vertrekken de meeste salons van?
Zelden van papier. De meeste salons die wij ontmoeten, werken al met software, alleen verspreid over verschillende tools: een online reservatie-app die de klanten kennen, een kassa aan de balie, een rekenblad of een stempelkaart voor de klantenbinding, en soms een aparte timer voor de zonnebanken. Elke tool is met een goede reden gekozen, en elke tool werkt op zich prima.
Dat is belangrijk voor de overstap. Het doel is niet om uw team een nieuw vak aan te leren, maar om te stoppen met drie keer hetzelfde werk te doen. De klanten, de verkochte sessies en de saldi bestaan al: ze moeten alleen op één plek terechtkomen.
Wat wordt er uit uw oude tools overgenomen?
Een begeleide import neemt uw gegevens over. Dit komt mee:
- Uw klanten, met hun taal, zodat elke klant zijn berichten blijft ontvangen in de taal die hij voordien had.
- De sessiegeschiedenis uit uw vorige planningsoftware, met uw oude prestaties en zonnebanken gekoppeld aan de nieuwe.
- De saldi van cadeaubonnen en de lopende sessiepakketten, zodat niemand op de dag van de overstap verliest wat hij al betaald heeft.
- De notities bij komende reservaties, zoals een al betaald voorschot of een cadeaubon, die op de klantenfiche terechtkomen.
- De fototypes uit uw oude software, elk met een kleine markering tot de klant opnieuw geëvalueerd wordt in Solaryx.
Voordat er iets wordt weggeschreven, toont de import een volledig voorbeeld, en grote bestanden tonen hun voortgang. Als twee van uw salons elk dezelfde klant exporteren, herkent Solaryx de persoon zonder zijn rijksregisternummer op te slaan.
Waarom is de sessiegeschiedenis in België zo belangrijk?
Het Belgische koninklijk besluit over zonnecentra legt minstens 48 uur op tussen de eerste en de tweede blootstelling van een sessie, en minstens 24 uur tussen de volgende. Solaryx berekent die wachttijden op basis van de geschiedenis van elke klant: een salon die met een lege geschiedenis start, zou een vaste klant al op de eerste dag een sessie kunnen laten reserveren die de regels verbieden.
Door de geschiedenis te importeren, is dat gat gedicht. Geïmporteerde sessies tellen mee voor de wachttijden, maar worden nooit als conflict of als no-show gemarkeerd, zodat uw eerste ochtend niet begint met een lijst valse alarmen.
Wat kost een migratie?
Dat hangt af van uw vorige software en van de gegevens die moeten worden overgezet. De migratie is ofwel inbegrepen in de installatie, ofwel eenmalig per vestiging gefactureerd, en ze wordt bevestigd in uw offerte: u kent het bedrag voordat u tekent.
De installatie zelf kost 4.000 euro excl. btw per vestiging, eenmalig. Ze omvat installatie, configuratie en opstart, de opleiding van het team, en het materiaal en de sturing van de zonnebanken. Het abonnement begint daarna vanaf 100 euro per maand per vestiging, zonder langdurige verbintenis.
Hoe lang duurt de overstap, en moet u sluiten?
Reken op ongeveer een halve dag installatie ter plaatse, om de zonnebanken op de relaisboxen aan te sluiten en het materiaal te verbinden. De relaisbox wordt met twee draden op elke zonnebank aangesloten, op dezelfde ingang als een balietimer of een muntautomaat. Ergoline en megaSun worden ondersteund; voor een ander merk controleren we het model vóór de installatie en passen we de bekabeling aan indien nodig.
Zoveel mogelijk wordt op voorhand voorbereid, en de installatie wordt gepland op een rustig moment van uw week. De salon sluit niet dagenlang, en u werkt niet wekenlang met twee systemen naast elkaar.
Wat bereidt u voor vóór de dag van de overstap?
- Exporteer wat uw huidige tools kunnen exporteren: klantenlijst, reservatiegeschiedenis, verkochte cadeaubonnen en pakketten.
- Maak een lijst van elk saldo dat uw klanten hebben, waar het ook staat (cadeaubonnen, pakketten, prepaid tegoed, klantenkaartpunten), en overloop die lijst met ons bij het opmaken van de offerte.
- Noteer uw prestaties, duurtijden en prijzen zoals u ze vandaag verkoopt, zodat het koppelen van oude aan nieuwe prestaties een controle is en geen gok.
- Noteer het merk en het model van elke zonnebank.
- Kies het rustige moment voor de installatie, en een moment waarop het hele team de opleiding kan volgen.
Hoe leert uw team het nieuwe systeem?
De volledige opleiding van het team maakt deel uit van de installatie. Het personeel leert de balie kennen zoals ze op de eerste dag zal zijn: een sessie verkopen, een zonnebank starten, een klant opzoeken, een voorschot innen, de kassa afsluiten.
Daarna is de ingebouwde handleiding volledig in het Engels, Frans en Nederlands, en kan het personeel vanaf elke pagina of vanaf de kassa een supportaanvraag openen, zelfs offline, met automatisch een schermafbeelding en de context erbij. Updates zijn inbegrepen, ook de wettelijke, en de kassa herlaadt vanzelf op een rustig moment, nooit midden in een verkoop.
Wat verandert er in de eerste weken?
De balie hoeft niets meer over te typen. Een online reservatie komt met haar prijs aan de kassa aan, een online betaald voorschot wordt op de kassabon afgetrokken, en de klantenfiche aan de kassa toont het laatste bezoek, de volgende reservatie en het saldo van de portefeuille op één scherm.
Ook uw website begint niet van een leeg blad. Tijdens de opstart worden de pagina's en teksten gegenereerd op basis van de gegevens van uw salon, na een vragenlijst van vier schermen van ongeveer tien minuten, en daarna vrij aangepast. Online betalingen lopen via een Mollie-account dat op uw naam wordt geopend.
En mocht u ooit vertrekken, dan blijven uw gegevens van u: u ontvangt een volledige export van klanten, reservaties, verkopen en ondertekende documenten voordat er iets gewist wordt.
Bekijk wat de installatie en het abonnement omvatten
Vraag een demo en een migratieofferte aan voor uw salon
Veelgestelde vragen
Verliezen mijn klanten hun cadeaubonnen of pakketten als ik overstap?
Nee. Saldi van cadeaubonnen en resterende sessies uit pakketten worden overgenomen, zodat uw klanten niets verliezen op de omschakeldag.
Is de migratie van gegevens inbegrepen in de prijs?
Dat hangt af van uw vorige software en de gegevens die moeten worden overgezet. De migratie is ofwel inbegrepen in de installatie, ofwel eenmalig per vestiging gefactureerd, en het bedrag wordt bevestigd in uw offerte.
Moet ik mijn salon sluiten om Solaryx te installeren?
Nee. Reken op ongeveer een halve dag: de zonnebanken worden op de relaisboxen aangesloten en het materiaal wordt verbonden. Alles wat kan, wordt op voorhand voorbereid, en de installatie wordt op een rustig moment gepland.
Wat gebeurt er met de fototypes uit mijn oude software?
Ze komen mee met een kleine markering tot de klant opnieuw geëvalueerd wordt in Solaryx, waar de evaluatie ondertekend en van een tijdstempel voorzien wordt. Het personeel ziet in één oogopslag welke fototypes nog uit het oude systeem komen.