Der Wechsel von mehreren getrennten Tools zu einer einzigen Software ist weniger aufwendig, als die meisten Studioinhaber befürchten. Ihre Kunden, deren Sitzungshistorie, die Guthaben der Geschenkkarten und laufende Pakete ziehen mit um, die Installation dauert etwa einen halben Tag, und Ihr Team wird vor dem Start geschult. Was sich ändert: Buchung, Kasse und Kundenakte brauchen niemanden mehr, der sie abgleicht.
Dieser Leitfaden zeigt, was ein Wechsel zu Solaryx, unserer Software für belgische Sonnenstudios, wirklich bedeutet: was übernommen wird, was Sie vorbereiten, was es kostet und wie die ersten Wochen aussehen.
Wo stehen die meisten Studios heute?
Selten auf Papier. Die meisten Studios, die wir treffen, arbeiten bereits mit Software, nur verteilt auf mehrere Tools: eine Online-Buchungs-App, die die Kunden kennen, eine Kasse am Empfang, eine Tabelle oder eine Stempelkarte für die Kundenbindung und manchmal ein separater Timer für die Liegen. Jedes Tool wurde aus gutem Grund gewählt, und jedes funktioniert für sich.
Das ist wichtig für den Wechsel. Es geht nicht darum, Ihrem Team einen neuen Beruf beizubringen, sondern darum, nicht mehr dreimal dieselbe Arbeit zu machen. Die Kunden, die verkauften Sitzungen und die Guthaben gibt es schon: Sie müssen nur an einem Ort landen.
Was wird aus Ihren alten Tools übernommen?
Ein geführter Import übernimmt Ihre Daten. Das kommt mit:
- Ihre Kunden, mit ihrer Sprache, sodass jeder seine Nachrichten weiterhin in der Sprache erhält, die er vorher hatte.
- Die Sitzungshistorie aus Ihrer bisherigen Planungssoftware, wobei Ihre alten Leistungen und Liegen den neuen zugeordnet werden.
- Die Guthaben der Geschenkkarten und laufende Sitzungspakete, sodass am Tag des Wechsels niemand verliert, was er bereits bezahlt hat.
- Die Notizen zu kommenden Buchungen, etwa eine bereits bezahlte Anzahlung oder ein Geschenkgutschein, die in der Kundenakte landen.
- Die in Ihrer alten Software erfassten Fototypen, jeweils mit einer kleinen Markierung, bis der Kunde in Solaryx neu bewertet wird.
Bevor etwas geschrieben wird, zeigt der Import eine vollständige Vorschau, und große Dateien zeigen ihren Fortschritt. Exportieren zwei Ihrer Studios denselben Kunden, erkennt Solaryx die Person, ohne ihre Nationalregisternummer zu speichern.
Warum ist die Sitzungshistorie in Belgien so wichtig?
Der belgische Königliche Erlass über Sonnenstudios schreibt mindestens 48 Stunden zwischen der ersten und der zweiten Bestrahlung einer Sitzung vor und mindestens 24 Stunden zwischen den folgenden. Solaryx berechnet diese Wartezeiten aus der Historie jedes Kunden: Ein Studio, das mit leerer Historie startet, könnte einen Stammkunden schon am ersten Tag eine Sitzung buchen lassen, die die Regeln verbieten.
Der Import der Historie schließt diese Lücke. Importierte Sitzungen zählen für die Wartezeiten, werden aber nie als Konflikt oder als Nichterscheinen markiert, sodass Ihr erster Morgen nicht mit einer Liste falscher Alarme beginnt.
Was kostet eine Migration?
Das hängt von Ihrer bisherigen Software und den zu übertragenden Daten ab. Die Migration ist entweder in der Einrichtung enthalten oder wird einmalig pro Standort berechnet, und sie wird mit Ihrem Angebot bestätigt: Sie kennen den Betrag, bevor Sie unterschreiben.
Die Einrichtung selbst kostet 4.000 EUR zzgl. MwSt. pro Standort, einmalig. Sie umfasst Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme, die Schulung des Teams sowie die Hardware und die Steuerung der Liegen. Das Abonnement beginnt danach bei 100 EUR pro Monat und Standort, ohne langfristige Bindung.
Wie lange dauert der Wechsel, und müssen Sie schließen?
Rechnen Sie mit etwa einem halben Tag Installation vor Ort, um die Liegen an die Relaisboxen anzuschließen und die Hardware zu verbinden. Die Relaisbox wird mit zwei Drähten an jede Liege angeschlossen, am selben Eingang wie ein Empfangstimer oder ein Münzautomat. Ergoline und megaSun werden unterstützt; bei einer anderen Marke prüfen wir das Modell vor der Installation und passen die Verkabelung bei Bedarf an.
So viel wie möglich wird vorab vorbereitet, und die Installation wird auf einen ruhigen Moment Ihrer Woche gelegt. Das Studio schließt nicht tagelang, und Sie arbeiten nicht wochenlang mit zwei Systemen parallel.
Was sollten Sie vor dem Tag des Wechsels vorbereiten?
- Exportieren Sie, was Ihre heutigen Tools exportieren können: Kundenliste, Buchungshistorie, verkaufte Geschenkkarten und Pakete.
- Listen Sie jedes Guthaben Ihrer Kunden auf, wo immer es liegt (Geschenkkarten, Pakete, Prepaid-Guthaben, Treuepunkte), und gehen Sie diese Liste bei der Erstellung des Angebots mit uns durch.
- Notieren Sie Ihre Leistungen, Dauern und Preise, wie Sie sie heute verkaufen, damit die Zuordnung alter zu neuen Leistungen eine Prüfung ist und kein Raten.
- Notieren Sie Marke und Modell jeder Liege.
- Wählen Sie den ruhigen Moment für die Installation und einen Termin, an dem das ganze Team an der Schulung teilnehmen kann.
Wie lernt Ihr Team das neue System?
Die vollständige Schulung des Teams gehört zur Einrichtung. Das Personal lernt den Empfang so kennen, wie er am ersten Tag sein wird: eine Sitzung verkaufen, eine Liege starten, einen Kunden finden, eine Anzahlung kassieren, die Kasse abschließen.
Danach ist das integrierte Handbuch auf Englisch, Französisch und Niederländisch vollständig, und das Personal kann von jeder Seite oder von der Kasse aus eine Supportanfrage öffnen, auch offline, mit automatisch angehängtem Screenshot und Kontext. Updates sind enthalten, auch die gesetzlichen, und die Kasse lädt sich in einem ruhigen Moment selbst neu, nie mitten in einem Verkauf.
Was ändert sich in den ersten Wochen?
Der Empfang muss nichts mehr abtippen. Eine Online-Buchung kommt mit ihrem Preis an der Kasse an, eine online bezahlte Anzahlung wird auf dem Kassenbon abgezogen, und die Kundenakte an der Kasse zeigt den letzten Besuch, die nächste Buchung und den Guthabenstand auf einem Bildschirm.
Auch Ihre Website beginnt nicht mit einer leeren Seite. Beim Onboarding werden ihre Seiten und Texte nach einem Fragebogen von vier Bildschirmen und etwa zehn Minuten aus den Daten Ihres Studios erzeugt und danach frei bearbeitet. Online-Zahlungen laufen über ein Mollie-Konto, das auf Ihren Namen eröffnet wird.
Und sollten Sie eines Tages gehen, bleiben Ihre Daten Ihre Daten: Sie erhalten einen vollständigen Export von Kunden, Buchungen, Verkäufen und unterschriebenen Dokumenten, bevor etwas gelöscht wird.
Was Einrichtung und Abonnement umfassen
Fordern Sie eine Demo und ein Migrationsangebot für Ihr Studio an
Häufig gestellte Fragen
Verlieren meine Kunden ihre Geschenkkarten oder Pakete, wenn ich wechsle?
Nein. Guthaben von Gutscheinen und Restsitzungen aus Paketen werden übernommen, Ihre Kunden verlieren am Umstellungstag also nichts.
Ist die Datenmigration im Preis enthalten?
Das hängt von Ihrer bisherigen Software und den zu übertragenden Daten ab. Die Migration ist entweder in der Einrichtung enthalten oder wird einmalig pro Standort berechnet, und der Betrag wird mit Ihrem Angebot bestätigt.
Muss ich mein Studio schließen, um Solaryx zu installieren?
Nein. Rechnen Sie mit etwa einem halben Tag: Die Liegen werden an die Relaisboxen angeschlossen und die Hardware wird verbunden. Alles, was möglich ist, wird vorab vorbereitet, und die Installation wird auf einen ruhigen Moment gelegt.
Was passiert mit den Fototypen aus meiner alten Software?
Sie werden mit einer kleinen Markierung übernommen, bis der Kunde in Solaryx neu bewertet wird, wo die Bewertung unterschrieben und mit Zeitstempel versehen wird. Das Personal sieht auf einen Blick, welche Fototypen noch aus dem alten System stammen.