Ein belgisches Sonnenstudio braucht Software, die versteht, was es verkauft: Zeit auf einer UV-Liege, oft im Voraus über ein Paket oder ein Prepaid-Guthaben bezahlt und nur im Rahmen des Königlichen Erlasses vom 20. Juni 2002 erlaubt. Eine Standardkasse erfasst die Zahlung, und damit endet es. Spezialisierte Software prüft den Kunden vor dem Verkauf, zieht das richtige Guthaben ab und startet die Liege für die bezahlte Zeit.
Die meisten Studios haben ihre Ausstattung nicht auf einmal gewählt. Sie ist Stück für Stück gewachsen: eine Kasse von der Stange, später eine Buchungs-App, eine Papierakte für den Kontrolleur. Dieser Leitfaden zeigt, wo diese Teile Lücken lassen und was Sie prüfen sollten, bevor Sie sie ersetzen. Wir entwickeln Solaryx, eine Software für belgische Sonnenstudios, und sind in dieser Frage also nicht neutral.
Was kann eine Standardkasse gut?
Eine gute Standardkasse erledigt ihre eigene Aufgabe sauber. Sie druckt Kassenbons, teilt die Umsätze nach MwSt.-Satz auf, verkauft Cremes und Schutzbrillen aus dem Lager, nimmt Kartenzahlungen an und schließt abends die Kassenlade ab. Für einen Laden ist das die ganze Arbeit.
Das Problem: Das wichtigste Produkt eines Sonnenstudios liegt nicht im Regal. Es ist eine Sitzung, und zu einer Sitzung gehören ein Kunde, eine Liege, ein Guthaben und eine gesetzliche Kontrolle.
Was verkauft ein Sonnenstudio, das eine Standardkasse nicht versteht?
Zeit auf einer Liege, keinen Artikel
Eine Sitzung belegt eine Liege länger als die UV-Zeit: Davor kommt die Vorbereitung, danach die Belüftung, und dazwischen kann die Liege nicht an den nächsten Kunden gehen. Eine Standardkasse verkauft 20 Minuten als Zeile auf einem Kassenbon. Sie weiß nicht, welche Liege frei ist, und startet die Liege nicht. Jemand am Empfang stellt einen Timer, und die tatsächlich gegebenen Minuten werden nirgends erfasst.
Im Voraus bezahlte Sitzungen
Viele Sitzungen werden bezahlt, bevor sie genommen werden: ein Paket mit zehn Sitzungen, ein Prepaid-Guthaben mit Bonus aufgeladen, eine Geschenkkarte. Auf einer Standardkasse werden daraus Rabattcodes, handschriftliche Karten oder Zeilen in einer Tabelle. Jedes davon ist ein Guthaben, an dessen Abzug jemand denken muss, einmal und im richtigen Moment.
Software, die für ein Sonnenstudio gebaut ist, führt ein Guthaben pro Kunde und zieht es bei jeder Sitzung an der Kasse ab. Ein Prepaid-Guthaben kann von einer Familie geteilt werden, und eine Aufladung lässt sich auf Bräunungssitzungen beschränken, damit Bräunungsguthaben nicht als Flasche Creme das Studio verlässt.
Ein Kunde mit einer gesetzlichen Akte
Vor einer ersten Sitzung verlangt das belgische Recht, dass die Person am Empfang den Hauttyp gemeinsam mit dem Kunden bestimmt und ein Dokument mit der Nummer des Personalausweises von beiden unterschreiben lässt. Eine Standardkasse hat dafür keinen Platz, also liegt die Kontrolle in einem Ordner daneben.
Was verlangen die belgischen Regeln von der Kasse?
Der Königliche Erlass vom 20. Juni 2002 legt Regeln fest, die im Moment des Verkaufs gelten. So läuft jede davon mit einer Standardkasse und mit Software, die für die Branche gebaut ist.
| Was die Regel verlangt | Standardkasse | Software für Sonnenstudios |
|---|---|---|
| Kein UV unter 18 Jahren oder bei Hauttyp 1 | Verkauft die Sitzung an jeden | Prüft Alter und Hauttyp in der Kundenakte vor dem Verkauf |
| 48 Stunden zwischen erster und zweiter Bestrahlung, danach 24 Stunden | Weiß nicht, wann die letzte Sitzung war | Sperrt die Sitzung online, an der Kasse und für Kunden ohne Termin und zeigt das Datum der letzten Sitzung |
| Erste Bestrahlung einer Sitzung mit der Hälfte der normalen Dosis | Verkauft die Dauer, die am Empfang gewählt wird | Begrenzt die Dauer nach Hauttyp und Stufe |
| Ein unterschriebenes Dokument mit Hauttyp und Nummer des Personalausweises | Eine Papierakte neben der Kasse | Liest die eID-Karte und bewahrt die unterschriebene Fototyp-Bewertung in der Kundenakte auf |
| Nachweise, die für eine Kontrolle bereitliegen | Kassenbons, die nichts über die Liege sagen | Erfasst jede Sitzung mit Liege, Dauer und angewandter Regel |
Nichts davon ersetzt die Person am Empfang: Das Gesetz verlangt weiterhin eine ausgebildete Person, die den Kunden informiert und den Hauttyp bestimmt. Die Software sorgt dafür, dass die Kontrolle jedes Mal stattfindet, auch an einem vollen Samstag.
Warum nicht eine Standardkasse mit einer Buchungs-App verbinden?
Das ist der übliche nächste Schritt, und er verschiebt das Problem, statt es zu lösen. Die Buchungs-App kennt vielleicht einige Regeln für Online-Buchungen, aber ein Kunde ohne Termin geht direkt an die Kasse. Wird die Wartezeit zwischen Sitzungen an einer Stelle geprüft und an der anderen nicht, wird sie nicht wirklich geprüft.
Zwei Tools bedeuten auch zwei Kundenlisten und oft zwei Guthaben: ein online gekauftes Paket und eine Aufladung am Empfang, am Monatsende von Hand abgeglichen. In spezialisierter Software sind Buchung, Verkauf, Liege und Kundenakte ein einziger Datensatz, sodass eine Regel überall gilt, wo eine Sitzung beginnt.
Was sollten Sie prüfen, bevor Sie eine Software fürs Sonnenstudio wählen?
- Ihre Liegen. Startet und stoppt die Software Ihre Marke und Ihr Modell? Fragen Sie vor der Unterschrift, nicht danach.
- Die belgischen Regeln. Werden Alter, Hauttyp und die Wartezeiten von 48 und 24 Stunden online, an der Kasse und bei Kunden ohne Termin geprüft?
- Identität. Kann die Software die belgische eID-Karte lesen, um die Daten des Kunden auszufüllen?
- Prepaid-Verkäufe. Werden Pakete, Prepaid-Guthaben und Geschenkkarten von selbst abgezogen, über jeden Kanal?
- Zahlungen. Nimmt die Software Bancontact am Empfang und online an?
- Sprachen. Funktioniert die Software auf Französisch, Niederländisch und Deutsch, für Ihr Personal und Ihre Kunden?
- Ausfälle. Was passiert mit einer laufenden Sitzung, wenn Internet oder Strom ausfallen?
- Wechsel. Können Sie Ihre Daten exportieren, und übernimmt der nächste Anbieter die Guthaben Ihrer Kunden?
Solaryx beantwortet diese Punkte so. Eine Relaisbox wird mit zwei Drähten an die Liege angeschlossen, am selben Eingang wie ein Empfangstimer oder ein Münzautomat: Ergoline und megaSun werden unterstützt, und bei einer anderen Marke prüfen wir das Modell vor der Installation. Die belgischen Kontrollen greifen bei der Buchung, an der Kasse und bei Kunden ohne Termin; die Kasse liest die eID-Karte, zieht Pakete, Prepaid-Guthaben und Geschenkkarten ab, nimmt Bancontact auf einem CCV-Terminal an und arbeitet auch offline weiter. Die Oberfläche gibt es auf Französisch, Niederländisch, Englisch und Deutsch.
Es kostet eine einmalige Einrichtung von 4.000 Euro pro Standort, Liegensteuerung inklusive, und ein Abonnement ab 100 Euro im Monat pro Standort, ohne MwSt., ohne langfristige Bindung beim Abonnement.
Ansehen, wie Solaryx die belgischen Regeln an der Kasse anwendet
Die Solaryx-Kasse entdecken, gebaut für Sonnenstudios
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine jetzige Kasse behalten und eine Sonnenstudio-Software daneben nutzen?
Das geht, aber die Lücken bleiben zwischen beiden: zwei Kundenlisten, zwei Guthaben und Regeln, die nur an einer Stelle geprüft werden. Software, die zugleich Kasse und Buchungssystem ist, vermeidet das.
Funktioniert spezialisierte Software mit meinen vorhandenen Liegen?
Fragen Sie für Ihr genaues Modell nach. Die Relaisbox von Solaryx wird mit zwei Drähten am selben Eingang angeschlossen wie ein Empfangstimer oder ein Münzautomat. Ergoline und megaSun werden unterstützt; bei einer anderen Marke prüfen wir das Modell vor der Installation und passen die Verkabelung bei Bedarf an.
Was passiert mit den Paketen und Geschenkkarten meiner Kunden, wenn ich die Software wechsle?
Fragen Sie den neuen Anbieter vor der Unterschrift. Wenn ein Studio zu Solaryx wechselt, werden die Guthaben der Geschenkkarten und die verbleibenden Sitzungspakete mit den Kunden übernommen.
Funktioniert die Kasse noch, wenn das Internet ausfällt?
Sie sollte es, und die Frage lohnt sich. Die Solaryx-Kasse verkauft offline weiter, lässt Sitzungen laufen, wendet weiter die Regeln zu Wartezeit, Alter und Hauttyp an und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.