Un salon de bronzage belge a besoin d'un logiciel qui comprend ce qu'il vend : du temps sur un banc UV, souvent payé d'avance par un forfait ou un portefeuille prépayé, et autorisé seulement dans le cadre de l'arrêté royal du 20 juin 2002. Une caisse générique enregistre le paiement et s'arrête là. Un logiciel spécialisé contrôle le client avant la vente, décompte le bon solde et démarre le banc pour la durée payée.
La plupart des salons n'ont pas choisi leur installation d'un coup. Elle s'est construite pièce par pièce : une caisse achetée dans le commerce, une application de réservation ajoutée plus tard, un dossier papier tenu pour l'inspecteur. Ce guide explique où ces pièces laissent des trous et ce qu'il faut vérifier avant de les remplacer. Nous éditons Solaryx, un logiciel pour les salons de bronzage belges : nous ne sommes donc pas neutres sur la question.
Que fait bien une caisse générique ?
Une bonne caisse générique fait correctement son travail. Elle imprime les tickets, ventile les ventes par taux de TVA, vend crèmes et lunettes depuis le stock, encaisse les cartes et clôture le tiroir-caisse le soir. Pour un magasin, c'est tout le travail.
Le problème, c'est que le produit principal d'un solarium n'est pas en rayon. C'est une séance, et une séance arrive avec un client, un banc, un solde et un contrôle légal.
Que vend un salon de bronzage qu'une caisse générique ne comprend pas ?
Du temps sur un banc, pas un article
Une séance occupe un banc plus longtemps que la durée d'UV : il y a la préparation avant et la ventilation après, et le banc ne peut pas passer au client suivant entre les deux. Une caisse générique vend 20 minutes comme une ligne sur un ticket. Elle ne sait pas quel banc est libre et ne démarre pas le banc. Quelqu'un au comptoir règle une minuterie, et les minutes réellement données ne sont enregistrées nulle part.
Des séances payées d'avance
Beaucoup de séances sont payées avant d'être prises : un forfait de dix séances, un portefeuille prépayé rechargé avec un bonus, un chèque-cadeau. Sur une caisse générique, ils deviennent des codes de réduction, des cartes remplies à la main ou des lignes dans un tableur. Chacun est un solde que quelqu'un doit penser à décompter, une fois, au bon moment.
Un logiciel conçu pour un solarium tient un solde par client et le décompte à la caisse à chaque séance. Un portefeuille prépayé peut être partagé par une famille, et une recharge peut être réservée aux séances de bronzage, pour que le crédit bronzage ne reparte pas en flacon de crème.
Un client avec un dossier légal
Avant une première séance, la loi belge demande au responsable de l'accueil de déterminer le phototype avec le client et de faire signer par les deux un document qui reprend le numéro de la carte d'identité. Une caisse générique n'a pas de place pour cela, et le contrôle vit dans un classeur à côté d'elle.
Qu'est-ce que les règles belges demandent à la caisse ?
L'arrêté royal du 20 juin 2002 fixe des règles qui s'appliquent au moment de la vente. Voici comment chacune se passe avec une caisse générique et avec un logiciel conçu pour le secteur.
| Ce que demande la règle | Caisse générique | Logiciel conçu pour les solariums |
|---|---|---|
| Pas d'UV avant 18 ans ni pour le phototype 1 | Vend la séance à n'importe qui | Contrôle l'âge et le phototype sur la fiche client avant la vente |
| 48 heures entre la première et la deuxième exposition, puis 24 heures | Ne sait pas quand a eu lieu la dernière séance | Bloque la séance en ligne, à la caisse et sans rendez-vous, et affiche la date de la dernière séance |
| Première exposition d'une séance à la moitié de la dose normale | Vend la durée choisie au comptoir | Limite la durée selon le phototype et le palier |
| Un document signé avec le phototype et le numéro de la carte d'identité | Un dossier papier à côté de la caisse | Lit la carte eID et garde l'évaluation du phototype signée avec la fiche client |
| Des justificatifs tenus à disposition pour une inspection | Des tickets qui ne disent rien du banc | Enregistre chaque séance avec le banc, la durée et la règle appliquée |
Rien de tout cela ne remplace le responsable de l'accueil : la loi demande toujours une personne formée pour informer le client et déterminer son phototype. Le logiciel garantit que le contrôle a lieu à chaque fois, y compris un samedi chargé.
Pourquoi ne pas relier une caisse générique à une application de réservation ?
C'est l'étape habituelle, et elle déplace le problème au lieu de le résoudre. L'application de réservation connaît peut-être certaines règles pour les réservations en ligne, mais un client sans rendez-vous va directement à la caisse. Si le délai entre les séances est contrôlé à un endroit et pas à l'autre, il n'est pas vraiment contrôlé.
Deux outils, c'est aussi deux listes de clients et souvent deux soldes : un forfait acheté en ligne et une recharge faite au comptoir, rapprochés à la main en fin de mois. Dans un logiciel spécialisé, la réservation, la vente, le banc et la fiche client ne font qu'un, et une règle s'applique partout où une séance commence.
Que vérifier avant de choisir un logiciel pour salon de bronzage ?
- Vos bancs. Démarre-t-il et arrête-t-il votre marque et votre modèle ? Posez la question avant de signer, pas après.
- Les règles belges. L'âge, le phototype et les délais de 48 et 24 heures sont-ils contrôlés en ligne, à la caisse et pour les clients sans rendez-vous ?
- Identité. Peut-il lire la carte eID belge pour remplir les données du client ?
- Ventes prépayées. Les forfaits, portefeuilles prépayés et chèques-cadeaux se décomptent-ils tout seuls, quel que soit le canal ?
- Paiements. Accepte-t-il Bancontact au comptoir et en ligne ?
- Langues. Fonctionne-t-il en français, en néerlandais et en allemand, pour votre personnel et vos clients ?
- Pannes. Que devient une séance en cours quand internet ou le courant tombe ?
- Départ. Pouvez-vous exporter vos données, et le fournisseur suivant reprendra-t-il les soldes de vos clients ?
Solaryx répond à ces points comme suit. Un boîtier relais se branche sur le banc avec deux fils, sur la même entrée qu'une minuterie de comptoir ou un monnayeur : Ergoline et megaSun sont pris en charge, et pour une autre marque nous vérifions le modèle avant l'installation. Les contrôles belges s'appliquent à la réservation, à la caisse et pour les clients sans rendez-vous ; la caisse lit la carte eID, décompte forfaits, portefeuilles prépayés et chèques-cadeaux, accepte Bancontact sur un terminal CCV et continue de fonctionner hors ligne. L'interface existe en français, néerlandais, anglais et allemand.
Il coûte une installation unique de 4 000 euros par établissement, contrôleurs de bancs compris, et un abonnement à partir de 100 euros par mois et par établissement, HTVA, sans engagement de longue durée sur l'abonnement.
Voir comment Solaryx applique les règles belges à la caisse
Découvrir la caisse Solaryx, conçue pour les salons de bronzage
Demander une démonstration de Solaryx pour votre salon
Questions fréquemment posées
Puis-je garder ma caisse actuelle et ajouter un logiciel de bronzage à côté ?
Oui, mais les trous restent entre les deux : deux listes de clients, deux soldes, et des règles contrôlées à un seul endroit. Un logiciel qui est à la fois la caisse et le système de réservation l'évite.
Un logiciel spécialisé fonctionnera-t-il avec mes bancs actuels ?
Demandez-le pour votre modèle exact. Le boîtier relais de Solaryx se branche avec deux fils sur la même entrée qu'une minuterie de comptoir ou un monnayeur. Ergoline et megaSun sont pris en charge ; pour une autre marque, nous vérifions le modèle avant l'installation et adaptons le câblage si nécessaire.
Que deviennent les forfaits et chèques-cadeaux de mes clients si je change de logiciel ?
Posez la question au nouveau fournisseur avant de signer. Quand un salon passe à Solaryx, les soldes des chèques-cadeaux et les forfaits de séances restants sont repris avec les clients.
La caisse fonctionne-t-elle encore si internet tombe ?
Elle devrait, et la question vaut d'être posée. La caisse Solaryx continue de vendre et de faire tourner les séances hors ligne, continue d'appliquer les règles de délai, d'âge et de phototype, et se synchronise dès le retour de la connexion.