All-in-one-Software für ein Sonnenstudio ist ein einziges System, in dem Buchung, Kasse, Liegensteuerung und Kundenbindung dieselbe Kundenakte und dieselben Guthaben teilen. Eine Online-Buchung ist die Sitzung, die die Kasse kassiert, die Liege läuft für das, was verkauft wurde, und die Punkte landen auf demselben Konto. Spezialisiert heißt, dass die Software um die belgischen Regeln für Sonnenstudios herum gebaut wurde, statt nachträglich daran angepasst zu werden.
Dieser Leitfaden begleitet einen Besuch, um zu zeigen, was sich ändert, und betrachtet dann die Grenzen und die Abwägungen. Solaryx ist unser Produkt, und die Beispiele stammen daraus.
Was ändert All-in-one am Besuch eines Kunden?
Nehmen wir zur Veranschaulichung einen neuen Kunden, von der ersten Buchung bis zur nächsten.
Die Online-Buchung
Der Kunde wählt auf der Website des Studios eine Liege und eine Uhrzeit. Zeitfenster, die die Regeln verbieten, werden nicht angeboten, und die Seite erklärt den Grund, statt einen leeren Kalender zu zeigen. Verlangt das Studio eine Anzahlung, wird sie online per Bancontact oder Karte bezahlt, bevor das Zeitfenster bestätigt ist. Bestätigung und Erinnerung gehen von selbst hinaus, per E-Mail und über WhatsApp, mit SMS als Ersatz.
Am Empfang
Bei der Ankunft liest die Person am Empfang die eID-Karte des Kunden, die Name, Geburtsdatum, Adresse und Kartennummer ausfüllt. Gemeinsam gehen sie den Hauttyp durch, und die unterschriebene Bewertung wird in der Kundenakte aufbewahrt. Die Kasse startet keine Liege für einen Kunden, dessen Bewertung nicht unterschrieben ist.
Auf der Liege
Die Sitzung ist schon in der Kasse, zum gebuchten Preis. Der Kunde zahlt dort, oder die Sitzung wird von einem Paket oder einem Prepaid-Guthaben abgezogen. Die Relaisbox startet die Liege für die verkaufte Zeit, mit Vorbereitung davor und Belüftung danach, und stoppt sie am Ende. Die Sitzung wird mit Liege, Dauer und angewandter Regel erfasst.
Nach dem Besuch
Die Treuepunkte landen auf demselben Konto, und die nächste Buchung prüft die Wartezeit seit dieser Sitzung, ob online oder am Empfang. Am Abend zählen die Berichte die Sitzung schon in der Auslastung, im Umsatz nach MwSt.-Satz und im Energieverbrauch mit.
Bei einem Flickenteppich aus Tools ist jeder dieser Schritte eine Übergabe zwischen zwei Systemen, und jede Übergabe ist eine Stelle, an der ein Guthaben, eine Kontrolle oder eine Minute verloren gehen kann.
Welche Tools ersetzt ein All-in-one-System?
| Was Sie brauchen | Mit getrennten Tools | In einem System |
|---|---|---|
| Online-Buchung | Eine Buchungs-App | Buchung auf der Website des Studios, verbunden mit Planung und Kasse |
| Kasse und Zahlungen | Eine Standardkasse und ein separates Kartenterminal | Eine Kasse mit Bancontact auf einem CCV-Terminal, Online-Zahlungen über Mollie |
| Liegensteuerung | Ein Timer am Empfang | Relaisboxen, die von der Kasse aus gestartet werden |
| Gesetzliche Kontrollen | Ein Papierordner | Alter, Hauttyp und Wartezeiten bei der Buchung und an der Kasse geprüft |
| Pakete und Prepaid | Papierkarten oder eine Tabelle | Pakete, Prepaid-Guthaben und Geschenkkarten pro Sitzung abgezogen |
| Kundenbindung | Eine Stempelkarte | Punkte pro ausgegebenem Euro, Prämien an der Kasse eingelöst |
| Berichte | Von Hand zusammengeführte Exporte | Auslastung, Umsatz, Energie und ein Buchhaltungsexport |
Was bedeutet All-in-one nicht?
Es heißt nicht, dass die Software alles erledigt, was ein Studio tut. Manche Pflichten bleiben bei Ihnen, egal mit welchem Tool: die gesetzlichen Schilder im Studio und in den Kabinen, die Schutzbrillen, der Notruf, die tägliche Desinfektion der Liegen und die Kontrolle der UV-Strahler mindestens alle drei Monate. Software kann eine Wartungscheckliste vorgeben und festhalten, wer sie unterschrieben hat; eine Liege reinigt sie nicht.
Es heißt auch nicht, dass es jede kommerzielle Formel gibt. Solaryx verkauft Sitzungen, Pakete, Prepaid-Guthaben, Geschenkkarten und Treuepunkte; monatliche Mitgliedschaften per Lastschrift verwaltet es nicht. Das Selbstbedienungsterminal, an dem Kunden ihre Sitzung selbst starten würden, ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.
Welche Nachteile hat ein einziges System?
Alles in ein System zu legen hat seinen Preis, und es ist fair, ihn zu nennen. Sie hängen von einem Anbieter ab, ein Wechsel heißt, alle Daten auf einmal umzuziehen, und ein spezialisiertes Produkt kostet mehr als ein kostenloser Kalender: Solaryx kostet eine einmalige Einrichtung von 4.000 Euro pro Standort und ab 100 Euro im Monat pro Standort, ohne MwSt.
Fragen Sie jeden Anbieter, wie er mit diesen Risiken umgeht. Bei Solaryx: keine langfristige Bindung beim Abonnement, Daten in Europa gehostet und beim Wechsel exportiert, gesetzliche Updates ohne Aufpreis inbegriffen und eine Kasse, die offline weiterarbeitet, wenn die Verbindung abbricht.
Woran erkennen Sie, ob Ihr Studio ein All-in-one-System braucht?
- Ein Timer am Empfang entscheidet, wie lange Ihre Liegen laufen.
- Ein Teil Ihres Umsatzes stammt aus Paketen, Aufladungen und Geschenkkarten, und deren Guthaben stehen auf Papier oder in einem zweiten Tool.
- Die gesetzlichen Kontrollen hängen davon ab, wer an dem Tag am Empfang steht.
- Am Monatsende verbringen Sie Zeit damit, Buchungs-App, Kasse und Buchhaltung in Einklang zu bringen.
Kommt Ihnen nichts davon bekannt vor, genügt vielleicht noch ein einfaches Buchungstool. Kommen Ihnen mehrere Punkte bekannt vor, ist eine Vorführung der schnellste Weg, das zu beurteilen.
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Häufig gestellte Fragen
Ist All-in-one-Software teurer als getrennte Tools?
Die Lizenz meistens schon, denn ein kostenloser Kalender kostet nichts. Vergleichen Sie lieber das Ganze: Buchungs-App, Kasse, Kartenterminal, Timer der Liegen und die Zeit für den Abgleich. Solaryx beginnt bei 100 Euro im Monat pro Standort plus einer einmaligen Einrichtung von 4.000 Euro, ohne MwSt., Liegensteuerung inklusive.
Funktioniert All-in-one-Software für mehrere Studios?
In Solaryx ja: Jedes Studio behält seine eigenen Liegen, Mitarbeiter, Kassen und seinen Bestand in einem System, und das Guthaben einer Geschenkkarte wird in allen Ihren Studios verfolgt. Die Einrichtung kostet 10 % weniger für 2 bis 3 Standorte und 15 % weniger ab 4 Standorten.
Bietet Solaryx monatliche Mitgliedschaften per Lastschrift an?
Nein. Solaryx verkauft Sitzungen, Pakete, Prepaid-Guthaben (persönlich oder von einer Familie geteilt), Geschenkkarten und Treuepunkte. Monatliche Mitgliedschaften, die per Lastschrift eingezogen werden, gehören nicht dazu.
Wie lange dauert der Wechsel zu einem All-in-one-System?
Bei Solaryx dauert die Installation der Liegensteuerung etwa einen halben Tag. Kunden, Guthaben von Geschenkkarten und verbleibende Sitzungspakete lassen sich aus Ihrer bisherigen Software übernehmen; ob die Übernahme inbegriffen ist oder einmalig berechnet wird, bestätigt das Angebot.