Un logiciel tout-en-un pour salon de bronzage est un seul système où la réservation, la caisse, le pilotage des bancs et la fidélité partagent la même fiche client et les mêmes soldes. Une réservation prise en ligne est la séance que la caisse encaisse, le banc tourne pour ce qui a été vendu, et les points arrivent sur le même compte. Spécialisé veut dire qu'il a été conçu autour des règles belges sur les solariums, et non adapté après coup.
Ce guide suit une visite pour montrer ce que cela change, puis regarde les limites et les compromis. Solaryx est notre produit, et les exemples en viennent.
Que change le tout-en-un pour la visite d'un client ?
Prenons, à titre d'illustration, un nouveau client, de sa première réservation à la suivante.
La réservation en ligne
Le client choisit un banc et une heure sur le site du salon. Les créneaux que les règles interdisent ne sont pas proposés, et la page explique pourquoi au lieu d'afficher un agenda vide. Si le salon demande un acompte, il est payé en ligne, par Bancontact ou par carte, avant que le créneau soit confirmé. La confirmation et le rappel partent tout seuls, par e-mail et sur WhatsApp, avec le SMS en secours.
Au comptoir
À l'arrivée, le responsable de l'accueil lit la carte eID du client, qui remplit le nom, la date de naissance, l'adresse et le numéro de carte. Ils passent ensemble en revue le phototype, et l'évaluation signée est gardée avec la fiche client. La caisse ne démarre pas de banc pour un client dont l'évaluation n'est pas signée.
Sur le banc
La séance est déjà à la caisse, au prix réservé. Le client paie là, ou la séance est décomptée d'un forfait ou d'un portefeuille prépayé. Le boîtier relais démarre le banc pour la durée vendue, avec la préparation avant et la ventilation après, et l'arrête à la fin. La séance est enregistrée avec le banc, la durée et la règle appliquée.
Après la visite
Les points de fidélité s'ajoutent au même compte, et la réservation suivante contrôle le délai depuis cette séance, qu'elle soit faite en ligne ou au comptoir. Le soir, les rapports comptent déjà la séance dans l'occupation, le chiffre d'affaires par taux de TVA et l'énergie consommée.
Avec plusieurs outils mis bout à bout, chacune de ces étapes est un passage d'un système à l'autre, et chaque passage est un endroit où un solde, un contrôle ou une minute peut se perdre.
Quels outils un système tout-en-un remplace-t-il ?
| Ce dont vous avez besoin | Avec des outils séparés | Dans un seul système |
|---|---|---|
| Réservation en ligne | Une application de réservation | Réservation sur le site du salon, liée au planning et à la caisse |
| Caisse et paiements | Une caisse générique et un terminal de paiement à part | Une caisse avec Bancontact sur un terminal CCV, paiements en ligne via Mollie |
| Pilotage des bancs | Une minuterie au comptoir | Des boîtiers relais démarrés depuis la caisse |
| Contrôles légaux | Un classeur papier | Âge, phototype et délais contrôlés à la réservation et à la caisse |
| Forfaits et prépayé | Des cartes papier ou un tableur | Forfaits, portefeuilles prépayés et chèques-cadeaux décomptés à chaque séance |
| Fidélité | Une carte à tampons | Points par euro dépensé, récompenses utilisées à la caisse |
| Rapports | Des exports fusionnés à la main | Occupation, chiffre d'affaires, énergie et export comptable |
Que ne veut pas dire tout-en-un ?
Cela ne veut pas dire que le logiciel fait tout ce que fait un salon. Certaines obligations restent les vôtres, quel que soit l'outil : les panneaux légaux dans le salon et les cabines, les lunettes, l'appel d'urgence, la désinfection quotidienne des bancs et le contrôle des émetteurs UV au moins tous les trois mois. Un logiciel peut présenter une liste de contrôle d'entretien et garder qui l'a signée ; il ne nettoie pas un banc.
Cela ne veut pas dire non plus que toutes les formules commerciales existent. Solaryx vend des séances, des forfaits, des portefeuilles prépayés, des chèques-cadeaux et des points de fidélité ; il ne gère pas d'abonnements mensuels payés par domiciliation. La borne libre-service, qui permettrait au client de lancer lui-même sa séance, est en développement et pas encore disponible.
Quels sont les compromis d'un seul système ?
Tout mettre dans un seul système a un coût, et il est honnête de le dire. Vous dépendez d'un seul fournisseur, un changement implique de déplacer toutes vos données d'un coup, et un produit spécialisé coûte plus cher qu'un agenda gratuit : Solaryx, c'est une installation unique de 4 000 euros par établissement et à partir de 100 euros par mois et par établissement, HTVA.
Demandez à chaque fournisseur comment il gère ces risques. Pour Solaryx : pas d'engagement de longue durée sur l'abonnement, des données hébergées en Europe et exportées si vous partez, les mises à jour légales comprises sans supplément, et une caisse qui continue de fonctionner hors ligne quand la connexion tombe.
Comment savoir si votre salon a besoin d'un système tout-en-un ?
- Une minuterie au comptoir décide combien de temps vos bancs tournent.
- Une partie de votre chiffre d'affaires vient des forfaits, des recharges et des chèques-cadeaux, et leurs soldes vivent sur papier ou dans un second outil.
- Les contrôles légaux dépendent de la personne au comptoir ce jour-là.
- En fin de mois, vous passez du temps à mettre d'accord l'application de réservation, la caisse et le comptable.
Si rien de cela ne vous parle, un simple outil de réservation peut encore suffire. Si plusieurs points vous parlent, une démonstration est le moyen le plus rapide de juger.
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Questions fréquemment posées
Un logiciel tout-en-un coûte-t-il plus cher que des outils séparés ?
La licence, en général oui, puisqu'un agenda gratuit ne coûte rien. Comparez plutôt l'ensemble : application de réservation, caisse, terminal de paiement, minuteries des bancs, et le temps passé à les rapprocher. Solaryx démarre à 100 euros par mois et par établissement plus une installation unique de 4 000 euros, HTVA, contrôleurs de bancs compris.
Un logiciel tout-en-un fonctionne-t-il pour plusieurs salons ?
Dans Solaryx, oui : chaque salon garde ses bancs, son personnel, ses caisses et son stock dans un seul système, et le solde d'un chèque-cadeau est suivi dans tous vos salons. L'installation coûte 10 % de moins pour 2 à 3 établissements et 15 % pour 4 établissements ou plus.
Solaryx propose-t-il des abonnements mensuels payés par domiciliation ?
Non. Solaryx vend des séances, des forfaits, des portefeuilles prépayés (personnels ou partagés par une famille), des chèques-cadeaux et des points de fidélité. Les abonnements mensuels prélevés par domiciliation n'en font pas partie.
Combien de temps faut-il pour passer à un système tout-en-un ?
Pour Solaryx, l'installation des contrôleurs de bancs prend environ une demi-journée. Les clients, les soldes des chèques-cadeaux et les forfaits de séances restants peuvent être repris de votre logiciel actuel ; la reprise est comprise ou facturée une fois, ce que confirme le devis.