Passer de plusieurs outils séparés à un seul logiciel demande moins d'efforts que la plupart des gérants ne le craignent. Vos clients, leur historique de séances, les soldes des chèques-cadeaux et les forfaits en cours vous suivent, l'installation prend environ une demi-journée et votre équipe est formée avant le démarrage. Ce qui change, c'est que la réservation, la caisse et la fiche client n'ont plus besoin de quelqu'un pour rester alignées.
Ce guide passe en revue ce qu'implique réellement le passage à Solaryx, notre logiciel pour les salons de bronzage belges : ce qui est repris, ce que vous préparez, ce que cela coûte et à quoi ressemblent les premières semaines.
D'où partent la plupart des salons ?
Rarement du papier. La plupart des salons que nous rencontrons utilisent déjà des logiciels, simplement répartis sur plusieurs outils : une application de réservation en ligne que les clients connaissent, une caisse au comptoir, un tableur ou une carte à tampons pour la fidélité, et parfois une minuterie séparée pour les bancs. Chacun a été choisi pour une bonne raison, et chacun fonctionne bien seul.
C'est important pour le passage. Le but n'est pas d'apprendre un nouveau métier à votre équipe, mais d'arrêter de faire trois fois le même travail. Les clients, les séances vendues et les soldes existent déjà : il suffit qu'ils arrivent au même endroit.
Qu'est-ce qui est repris de vos anciens outils ?
Un import guidé reprend vos données. Voici ce qui est repris :
- Vos clients, avec leur langue, si bien que chacun continue à recevoir ses messages dans la langue qu'il avait avant.
- L'historique des séances de votre ancien logiciel de planning, avec vos anciennes prestations et vos anciens bancs mis en correspondance avec les nouveaux.
- Les soldes des chèques-cadeaux et les forfaits de séances en cours, si bien que personne ne perd ce qu'il a déjà payé le jour du passage.
- Les notes liées aux réservations à venir, comme un acompte déjà payé ou un bon cadeau, qui arrivent sur la fiche client.
- Les phototypes enregistrés dans votre ancien logiciel, chacun avec un petit marqueur jusqu'à ce que le client soit évalué à nouveau dans Solaryx.
Avant d'écrire quoi que ce soit, l'import montre un aperçu complet, et les gros fichiers affichent leur progression. Si deux de vos salons exportent chacun le même client, Solaryx reconnaît la personne sans conserver son numéro national.
Pourquoi l'historique des séances compte-t-il autant en Belgique ?
L'arrêté royal belge sur les centres de bronzage impose au moins 48 heures entre la première et la deuxième exposition d'une séance, et au moins 24 heures entre les suivantes. Solaryx calcule ces délais à partir de l'historique de chaque client : un salon qui démarrerait avec un historique vide pourrait laisser un habitué réserver, dès le premier jour, une séance que les règles interdisent.
Importer l'historique referme ce trou. Les séances importées comptent pour les délais, mais elles ne sont jamais signalées comme conflit ni comme absence, si bien que votre premier matin ne s'ouvre pas sur une liste de fausses alertes.
Combien coûte une migration ?
Cela dépend de votre ancien logiciel et des données à transférer. La migration est soit comprise dans l'installation, soit facturée une seule fois par établissement, et elle est confirmée dans votre devis : vous connaissez le montant avant de signer.
L'installation elle-même coûte 4 000 EUR HTVA par établissement, une seule fois. Elle couvre l'installation, la configuration et le démarrage, la formation de l'équipe, ainsi que le matériel et les boîtiers de commande des bancs. L'abonnement commence ensuite à 100 EUR par mois et par établissement, sans engagement de longue durée.
Combien de temps prend le passage, et faut-il fermer ?
Prévoyez environ une demi-journée d'installation sur place, consacrée à raccorder les bancs aux boîtiers relais et à brancher le matériel. Le boîtier relais se raccorde à chaque banc par deux fils, sur la même entrée qu'une minuterie d'accueil ou un monnayeur. Ergoline et megaSun sont pris en charge ; pour une autre marque, nous vérifions le modèle avant l'installation et adaptons le câblage si nécessaire.
Tout ce qui peut l'être est préparé à l'avance, et l'installation est planifiée à un moment calme de votre semaine. Le salon ne ferme pas pendant des jours, et vous ne faites pas tourner deux systèmes en parallèle pendant des semaines.
Que préparer avant le jour du passage ?
- Exportez ce que vos outils actuels savent exporter : liste des clients, historique des réservations, chèques-cadeaux et forfaits vendus.
- Listez chaque solde que vos clients détiennent, où qu'il se trouve (chèques-cadeaux, forfaits, crédit prépayé, points de fidélité), et parcourez cette liste avec nous lors de l'établissement du devis.
- Notez vos prestations, durées et prix tels que vous les vendez aujourd'hui, pour que la correspondance entre anciennes et nouvelles prestations soit une vérification et non une supposition.
- Notez la marque et le modèle de chaque banc.
- Choisissez le moment calme pour l'installation, et un moment où toute l'équipe peut suivre la formation.
Comment votre équipe apprend-elle le nouveau système ?
La formation complète de l'équipe fait partie de l'installation. Le personnel apprend le comptoir tel qu'il sera le premier jour : vendre une séance, lancer un banc, retrouver un client, encaisser un acompte, clôturer la caisse.
Ensuite, le manuel intégré est complet en anglais, en français et en néerlandais, et le personnel peut ouvrir une demande de support depuis n'importe quelle page ou depuis la caisse, même hors ligne, avec une capture d'écran et le contexte joints automatiquement. Les mises à jour sont comprises, les mises à jour légales aussi, et la caisse se recharge d'elle-même à un moment calme, jamais au milieu d'une vente.
Qu'est-ce qui change dans les premières semaines ?
Le comptoir arrête de recopier. Une réservation en ligne arrive à la caisse avec son prix, un acompte payé en ligne est déduit sur le ticket, et la fiche client à la caisse montre la dernière visite, la prochaine réservation et le solde du portefeuille sur un seul écran.
Votre site ne part pas non plus d'une page blanche. Pendant la mise en route, ses pages et ses textes sont générés à partir des données de votre salon après un questionnaire de quatre écrans d'environ dix minutes, puis modifiés librement. Les paiements en ligne passent par un compte Mollie ouvert à votre nom.
Et si un jour vous partez, vos données restent les vôtres : vous recevez un export complet des clients, réservations, ventes et documents signés avant que quoi que ce soit ne soit effacé.
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Questions fréquemment posées
Mes clients perdent-ils leurs chèques-cadeaux ou leurs forfaits quand je change de logiciel ?
Non. Les soldes de chèques-cadeaux et les séances restantes des forfaits sont repris, donc vos clients ne perdent rien le jour de la bascule.
La migration des données est-elle comprise dans le prix ?
Cela dépend de votre ancien logiciel et des données à transférer. La migration est soit comprise dans l'installation, soit facturée une seule fois par établissement, et le montant est confirmé dans votre devis.
Dois-je fermer mon salon pour installer Solaryx ?
Non. Prévoyez environ une demi-journée : les bancs sont raccordés aux boîtiers relais et le matériel est branché. Tout ce qui peut l'être est préparé à l'avance, et l'installation est planifiée à un moment calme.
Que deviennent les phototypes enregistrés dans mon ancien logiciel ?
Ils sont repris avec un petit marqueur jusqu'à ce que le client soit évalué à nouveau dans Solaryx, où l'évaluation est signée et horodatée. Le personnel voit d'un coup d'œil quels phototypes viennent encore de l'ancien système.